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开会=浪费时间?因为你没有做好几件事

2018-04-18 09:04:03
  “参加会议时,特别是看到与会者心不在焉的时候,我有时就会开始计算这些人来开会的人力成本。我估计,在我单位里的典型周会(五十人坐在标准的会议室里,看起来又无聊又焦虑),一年大约要花17.7万美元,而且显然这种场景(在整个公司里)每天都会上演几百次。这不但耗费员工精力,也让人变得多疑而不相信别人。”
  很多会议都浪费了做其他事的机会。
  这些感想,是某位申请参加乔治城大学会议引导(meeting facilitation)课程的人所说的,你是否觉得听起来很熟悉?确实如此,原因可参考以下这些关于开会的统计数字:
  全球各个组织每年举行超过三十亿场会议。
  企业高阶主管约有40%~50%的工作时间(约等于每周23小时)在开会。
  参加会议的人有90%承认开会时不专心、胡思乱想。
  参加会议的人有73%承认开会时会做其他事情。
  有25%的会议,会用来讨论其他不相干的议题。
  同时,如果开会开得好,就能推动团队或企业的重要事务进展顺利。那么该如何确保自己开的会很有成效,不会造成破坏?
  方法就是运用“设计思维”(design thinking)。
  让这个概念广受欢迎的,是设计公司IDEO创办人大卫·凯利(David Kelley)和斯坦福大学设计学院(d.school)。
  设计思维原本用于设计实体物品,后来扩展到技术工具之类的其他产品,现在更应用来处理许多不同产业里的更复杂挑战。这个概念是把“使用者”放在体验的核心,这也适用于会议设计。
  第一步,把自己的专业和议题放在一边,先思考有哪些人会被你开的会所影响。要对这些人产生同理心,可以问下面三组问题:
  1、谁会出席这场会议?他们会有什么需求?
  2、谁虽然不会出席,但仍会受到会议结论影响?他们又会有什么需求?
  3、组织的文化及环境背景为何?有哪些整体挑战及机会?
  积极去找将参与会议和将会被会议结论影响的人,和他们先聊一聊,最好是当面聊。就算与同样一批人固定开的会议,事先和每个人简单聊聊仍有助于建立信任、找出原本隐藏的议题,也可以让每位与会者觉得更受重视。
  第二步是为会议设定架构。在好好倾听和观察之后,你应为会议设定主要目的,并清楚指出怎样的结果能够达成这个目的。我们建议自问:如果这次会议非常成功,结果应该会让与会者有什么感受、得知什么,以及会去做些什么?
  把你想要的这些结果纳入议程之中,好让与会者知道为何要来开会,也能判断花这些时间开会是否有效率。
  根据我们的经验,大家做这些事情的时间多半不足。订出开会时间的时候,常常并没有清楚的开会目标,只是把时间空下来,结果就是本末倒置,只是觉得应该要开会而开会。就算是简短的会议,也该有清楚的目的(或许简短的会议更应如此),并且清楚说明想要的结果。如此就能让大家保持专注,确保大家觉得花时间开会是值得的。
  第三步,要以创意的方式设计会议。一旦知道要解决的核心问题是什么,也知道成功的结果可能是什么样子之后,就该设定议程。人们往往等到最后才整理出议程,甚至根本没有提出议程。
  我们把会议的设计和执行,比喻为导航程序Waze:哪一条路可以最快、最安全、最有效地带你到达目的地?
  前述的第一步,也就是好好和与会者沟通,是要了解该走向哪里(海滩、城市、还是山上?)。第二步则是要找出理想的目的地(明确的地址和地点)。接下来的第三步是关于路线。我们要尽快抵达目的地吗?有没有必要绕路?哪条路的风景最美?有没有哪条路已经走了太多次,或许该换一条?你的团队有什么需要注意的(就像是有哪些道路坑洞或是塞车)?
  在这个阶段,我们鼓励大家轻松玩一下,暂时先别考虑现实,先绕过他们最初想到的那些“最习惯采用”的想法。如何让开会变得有趣一点?用出人意料的方式来开场和散会?运用影片、图片、诗歌、音乐来激发想法?制造机会让个人分享想法、彼此建立关系?虽然乍听好像太轻松随意,但这其实非常重要。开会不只提供机会来完成某些事,也可用来打造正向的团队文化。
  最后,试行你的计划,就像产品设计师会先让使用者试用产品原型。以开会来说,可能就是订出议程草稿,先让与会者看过。他们的回应能让你对他们产生更多同理心,建构新的问题,让会议设计更有创意,也能提升实际开会时成功的可能性。
  曾运用这个设计流程来设计会议的人告诉我们,这么做大幅提高了会议的成效,还改善了公司同事对开会的态度。
  流程的每一个阶段都有好处。了解与会者的想法,会让他们觉得别人有听取他们的意见,也确保会议领导人和与会者有连结。设定会议架构,能让会议领导人确保每一场会议都有清楚的目标。发挥想像力,就能让会议设计更具创意和实验性质。最后的打造原型做法可以十分简单,像是问几个人对你规划的会议有何想法,这么做能让人觉得受到重视、在会议上更能担起责任,也会花更多心力让会议成功。
  每一场会议都这么做,看来似乎很麻烦,但多做几次之后,你就能学会如何越来越快进行这整个流程,也会发现,事前花的一点时间,可以让未来省下许多时间。这样一来,需要开的会议会变少,而仍然要开的会议,会变得更有效率,有时还会很有趣。

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